Wielu przedsiębiorców i członków zarządów co roku wpada w panikę wraz ze zbliżającym się końcem pierwszego kwartału. Niestety dość powszechnie wiele osób uważa – chociaż jest to całkowicie błędne, że 31 marca przypada „deadline”, którego przekroczenie wiąże się z nieuchronnymi karami.
Tymczasem zwykłe przeczytanie ze zrozumieniem przepisu art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości nie wymaga jakiejś skomplikowanej analizy, by na pierwszy rzut oka zauważyć, że ten przepis nakazuje kierownikom jednostek tylko zapewnić sporządzenie, a nie sporządzać sprawozdanie finansowego do końca marca.
Kluczem do zrozumienia terminów w rachunkowości jest rozróżnienie między przepisami instrukcyjnymi i materialnymi. Przepisy instrukcyjne są bez sankcji. I takim właśnie, instrukcyjnym terminem jest koniec marca zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości. „Sporządzić” nie jest tożsame z „zapewnić sporządzenie”. Podczas gdy to pierwsze sugerowałoby konieczność posiadania gotowego, podpisanego dokumentu, to drugie kładzie nacisk na proces i gotowość operacyjną. Zapewnienie sporządzenia to podjęcie realnych działań: prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, zgromadzenie dokumentacji źródłowej, zakończenie inwentaryzacji czy zatrudnienie wykwalifikowanej księgowej.
Sądy powszechne, w tym Sąd Najwyższy, wielokrotnie potwierdzały, że sprawozdanie finansowe sporządzone po 31 marca jest w pełni „ważne”. Do tego w odniesieniu do sprawozdania finansowego w ogóle nie istnieje jakiś termin tzw. zawity, na jego sporządzenie, badanie i zatwierdzenie. Trzeba przy tym przypomnieć, że podpis pod dokumentem stanowi potwierdzenie odpowiedzialności za jego treść, a nie certyfikację daty jego powstania. Wiele osób myli znaczenie podpisu pod sprawozdaniem finansowym, co w praktyce doprowadza do żenujących pomyłek (np. można zaobserwować absurdalną praktykę niektórych osób, które elektronicznym podpisem kwalifikowanym podpisują cokolwiek, co wygląda jak sprawozdanie finansowe – chociaż zgodnie z prawdą nim nie jest – tylko po to aby mieć dowód w aktach na złożenie podpisu do końca marca). Można więc powiedzieć, że osoby takie w jakimś sensie fałszują dokumenty finansowe, podpisując się pod byle czym.
Należy jednak wyraźnie zaznaczyć: brak sankcji za przekroczenie terminu 31 marca nie oznacza, że sprawozdania można nie sporządzić w ogóle. Całkowite zaniedbanie tego obowiązku jest przestępstwem. Realne zagrożenie karami pojawia się w momencie, gdy niesporządzenie dokumentu uniemożliwia jego późniejsze zatwierdzenie i zgodnie z przepisami złożenie w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
