Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym, która budzi wiele pytań o codzienne obowiązki przedsiębiorców. Trzeba jednak podkreśli, że: KSeF nie zmienia większości dotychczasowych zasad wystawiania faktur.
Rewolucja – jeśli już, polega na tym, że w systemie KSeF wszystko dzieje się on-line. Dla podatników oznacza to koniec ery „poprawiania” dokumentów po jakimś czasie bez pozostawiania śladu. Obecnie każda operacja jest rejestrowana w czasie, można powiedzieć rzeczywistym, co sprawia, że wszystkie błędy lub poprawki są widoczne i zostają trwale zapisane w publicznie dostępnym systemie. W tym kontekście ewentualna nieznajomość podstawowych zasad wystawiania faktur staje się wyjątkowo kłopotliwa. Brak marginesu na pomyłki sprawia, że precyzja w określaniu dat i terminów staje się priorytetem każdego biura rachunkowego i każdego przedsiębiorcy.
Ogólne zasady wystawiania faktur VAT pozostają bez zmian. Standardowo, fakturę VAT należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę (i nie wcześniej, niż pierwszego dnia tego miesiąca). Istnieją jednak istotne wyjątki, zwłaszcza tzw. szczególne momenty podatkowe uzależnione od branży, w jakich działa sprzedawca. W sektorze budowlanym termin ten wynosi 30 dni od dnia wykonania usług, co najczęściej dokumentuje protokół odbioru robót. Z kolei przy fakturowaniu mediów, najmu czy usług ochrony, ostatecznym terminem jest data wyznaczająca zarazem termin płatności określony w umowie.
System KSeF obsługuje również mechanizm faktury na żądanie. Jeśli nabywca zgłosi taką potrzebę do końca miesiąca, w którym miała miejsce transakcja, dokument musi zostać wystawiony zgodnie z zasadami ogólnymi. Jeżeli jednak żądanie wpłynie po upływie tego miesiąca, przedsiębiorca ma 15 dni od dnia zgłoszenia żądania na dopełnienie formalności.
Ustawodawca przewidział także scenariusze „awaryjne”. W przypadku awarii systemu KSeF, Minister Finansów będzie wydawał oficjalne komunikaty. W takim czasie podatnicy wystawiają faktury elektroniczne zgodnie z oficjalnym wzorem, oznaczają je kodem QR i przekazują nabywcy w dowolny uzgodniony z nim sposób. Po ustaniu awarii przedsiębiorca ma 7 dni roboczych na wprowadzenie wszystkich tymczasowo wystawionych dokumentów do systemu.
Pamiętajmy jednak, że ze względu na specyfikę niektórych rodzajów działalności, takich jak transport, spedycja czy import i eksport, zawsze warto upewnić się, czy szczegółowe przepisy nie wpływają też sposób korzystania z KSeF?
